Adatkezelési tájékoztató - a kollégiumi jelentkezésre vonatkozóan

Tájékoztatjuk, hogy a Széchenyi István Egyetem kiemelt jelentőséget tulajdonít a személyes adatok védelmének és minden körülmények között biztosítani kívánja az egyének önrendelkezési jogát.

A Széchenyi István Egyetem bármely – az adatkezelés során tudomására jutott – személyes adatot az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) rendelkezései szerint kezel.

1. Adatkezelő megnevezése:

Széchenyi István Egyetem (a továbbiakban: Egyetem)

cím: 9026 Győr, Egyetem tér 1.

email: sze@sze.hu

telefon: +36(96) 503-400

honlap: uni.sze.hu

2. Adatkezelésre vonatkozó jogszabályok:

Ágazati és adatvédelmi jogszabályok:

• GDPR: Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet);
• Infotv.: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény;
• 2011. évi CCIV. törvény a nemzeti felsőoktatásról (Nftv.);
• 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról;
• 51/2007. (III. 26.) Korm. rendelet a felsőoktatásban részt vevő hallgatók juttatásairól és az általuk fizetendő egyes térítésekről.

Egyetemi szabályzat:

• A Széchenyi István Egyetem Kollégiumainak Szervezeti és Működési Szabályzata.

3. Az adatkezelés tárgya és érintettjei:

• Az adatkezelés tárgya: A Széchenyi István Egyetem kollégiumaiba történő jelentkezés, a pályázatok pontozása, elbírálása, a lakhatás megszervezése, lebonyolítása és a kapcsolattartás.
• Az adatkezelés érintettjei: A Széchenyi István Egyetem kollégiumi elhelyezésre pályázó és felvételt nyert (magyar és nemzetközi, első- és felsőbbéves) hallgatói.

4. A kezelt adatok köre, az adatkezelés célja, időtartama, jogalapja, adatok forrása

4.1 Kötelezően kezelt adatok (Kollégiumi jelentkezéshez és elbíráláshoz)

4.2 Önkéntes alapon megadható adatok

4.3 Különleges és egyéb (csak megtekintett) adatok kezelése

Ezek az adatok a kollégiumi adminisztrációs rendszerben nem kerülnek tárolásra, kizárólag a jogosultság vagy igény indokoltságának igazolása érdekében történik megtekintésük.

• Egészségügyi adatok (különleges adat):

• Adat köre: Egészségügyi tájékoztatás a hallgató részéről, amennyiben az a kollégiumi lakhatási helyzetére (pl. akadálymentesített szoba igénye) hatással van.

• Cél: Speciális elhelyezési igények indokoltságának vizsgálata.

• Jogalap: Az érintett kifejezett hozzájárulása (GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pont).

• Kezelés módja: Csak megtekintés, adatbázisban nem rögzítjük, iratot nem másolunk.

• Párkapcsolati adatok:

• Adat köre: Koedukált szoba igénylése esetén annak ténye, hogy a hallgatók egy párt alkotnak (egyéb kiegészítő adatot nem kérünk).

• Cél: Koedukált szobák beosztása.

• Jogalap: Az érintett önkéntes hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont).

• Kezelés módja: Csak megtekintés, a rendszerben ilyen jellegű kapcsolat/státusz rögzítésére nem kerül sor.

4.1.1 Az adatkezelés folyamata:

1. Adatátvétel a Neptunból: A jelentkezés során a hallgató alapadatai, tanulmányi vagy felvételi eredményei automatikusan lekérésre kerülnek a Neptun rendszerből a kollégiumi adminisztrációs rendszerbe.
2. Pontszámok integrálása: A Hallgatói Önkormányzat (szociális, hallgatói tevékenység) és a Házirendet Felügyelő Bizottság (fegyelmi pontok) által megállapított pontszámokat a rendszer összesíti a Neptunból jövő tanulmányi pontokkal a rangsor felállításához.
3. Döntéshozatal és elhelyezés: A Kollégiumi Bizottság és a Kollégiumok és Egyetemi Lakhatási Központ munkatársai a kapott pontszámok alapján döntenek a felvételről. A felvételt nyert hallgatók elhelyezését, szobabeosztását a Kollégiumok és Egyetemi Lakhatási Központ és az üzemeltetést végző Uni-Famulus Kft. szervezi meg.
4. Kapcsolattartás: A lakhatás ideje alatt a megadott e-mail címen és telefonszámon keresztül történik a tájékoztatás és a hivatalos kommunikáció.

5. Adattovábbítás, adatfeldolgozás

Az Egyetem a személyes adatokat harmadik országba vagy nem illetékes harmadik fél részére nem továbbítja. A kollégiumi adminisztrációs rendszer adatot nem továbbít. A jelentkezési eljárás és a kollégiumi működés támogatása érdekében az Egyetem az alábbi adatfeldolgozót veszi igénybe:

Adatfeldolgozó megnevezése: UNINET Stúdió Kft.

• Székhely: 9026 Győr, Egyetem tér 1.
• Adószám: 14523748-4-08
• Honlap: https://uninet.hu/
• Ellátott tevékenység: a kollégiumi adminisztrációs rendszer üzemeltetése, informatikai hátterének biztosítása, karbantartása.

Adatfeldolgozó megnevezése: Uni-Famulus Kft.

• Székhely: 9026 Győr, Egyetem tér 1.
• Adószám: 25807622-4-08
• Honlap: https://uni-famulus.hu/
• Ellátott tevékenység: portaszolgálat és biztonsági szolgálat üzemeltetése

6. Adatbiztonsági intézkedések:

Az Egyetem a megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve. A kollégiumi adminisztrációs rendszerhez és a Neptun adataihoz kizárólag a feladatkörükben eljáró, titoktartásra kötelezett egyetemi munkatársak (Kollégiumi és Lakhatási Központ, Kollégiumi Bizottság tagjai, Uni-Famulus Kft. kijelölt munkatársai) férhetnek hozzá, egyedi azonosítóval és jelszóval védett felületen.

7. Az Ön adatkezeléssel kapcsolatos jogai:

Az Ön adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit, és azok korlátozásait részletesen a GDPR tartalmazza (különösen a GDPR 15., 16., 17., 18., 19., 21., 22., 77., 78., 79. és 82. cikkei). Ön az adatairól bármikor tájékoztatást kérhet, bármikor kérelmezheti adatainak helyesbítését, törlését vagy kezelésük korlátozását, tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.

Az Önt megillető jogokat az alábbi elérhetőségen keresztül gyakorolhatja:

személyesen: 9026 Győr, Egyetem tér 1.

telefonon: +3696 503 400

emailen: adatvedelem@sze.hu

adatvédelmi tisztviselő neve: dr. Pőcze Péter

telefon: +3696/503-400 3173-as mellék

Tájékoztatáshoz való jog:

Ön írásban bármikor tájékoztatást kérhet a személyes adatai kezeléséről, úgy mint:

-milyen személyes adatait kezeljük

-milyen jogalapon kezeljük személyes adatait

-milyen célból kezeljük személyes adatait

-milyen forrásból kezeljük személyes adatait

-mennyi ideig kezeljük személyes adatait

-milyen adatkezeléssel kapcsolatos jogok illetik Önt

-továbbítjuk-e, ha igen kiknek továbbítjuk személyes adatait

Helyesbítéshez való jog:

Ön jogosult arra, hogy kérésére az Egyetem helyesbítse az Önre vonatkozó pontatlan személyes adatokat.

Törléshez való jog:

Ön írásban kérheti az Egyetemtől személyes adatainak a törlését. Ez a rendelkezés nem alkalmazható, amennyi az adatkezelés szükséges: a személyes adatok kezelését előíró, az Egyetemre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése céljából, illetve jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez.

Korlátozáshoz való jog:

Az adatkezelő az érintett írásbeli kérésére korlátozza az adatkezelést az alábbi feltételek valamelyikének érvényesülése esetén:

1. a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
2. b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
3. c) az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez

Az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmében esetében azt is meg kell jelölni, hogy melyik okból kéri a korlátozást.

Tiltakozáshoz való jog:

Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozzon a jogos érdek mérlegelése alapján végzett adatkezelés ellen. Ebben az Egyetem megvizsgálja az Ön vonatkozásában az érdekmérlegelés jogalapján végzett adatkezelését, és amennyiben megalapozottnak találja a kérelmét, töröljük a személyes adatait. A vizsgálat eredményéről Önt minden esetben tájékoztatjuk.

Önkéntes hozzájárulás visszavonásához való jog:

Az adatkezeléshez adott hozzájárulás bármikor visszavonható, hozzájárulása visszavonása esetén kérheti feltöltött adatai törlését is. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

A joggyakorlás közös szabályai:

Az Egyetem indokolatlan késedelem nélkül, kérelme beérkezésétől számított egy hónapon belül, írásban, közérhető formában adja meg a tájékoztatást a kérelem okán hozzott intézkedésről, vagy annak elutasításáról és okáról. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható.

8. Az Ön jogérvényesítési lehetőségei

Amennyiben az Ön megítélése szerint az adatkezelés jogellenes, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) vagy bírosághoz fordulhat az alábbiak szerint:

Hatósági bejelentés

Amennyiben Ön szerint személyes adatai kezelésével – illetve a közérdekű adatok vagy a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez fűződő jogai gyakorlásával –kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll, akkor vizsgálatot kezdeményezhet a felügyeleti hatóságnál:

NAIH elérhetőségei

Bírósági eljárás kezdeményezése

Amennyiben személyes adatai kezelésének jogellenességét tapasztalja, polgári pert kezdeményezhet az adatkezelő ellen. Az ilyen per Magyarországon a törvényszék hatáskörébe tartozik. A bíróságok illetékességéről és elérhetőségeiről az alábbi honlapon tájékozódhat: www.birosag.hu