Adatkezelési tájékoztató a kollégiumban működő vendéghelyszállásra vonatkozóan

Tájékoztatjuk, hogy a Széchenyi István Egyetem kiemelt jelentőséget tulajdonít a személyes adatok védelmének és minden körülmények között biztosítani kívánja az egyének önrendelkezési jogát.

A Széchenyi István Egyetem bármely – az adatkezelés során tudomására jutott – személyes adatot az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) rendelkezései szerint kezel.

1. Adatkezelő megnevezése:

Széchenyi István Egyetem (a továbbiakban: Egyetem)

cím: 9026 Győr, Egyetem tér 1.

email: sze@sze.hu

telefon: +36(96) 503-400

honlap: uni.sze.hu

2. Adatkezelésre vonatkozó jogszabályok:

- az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet: GDPR);

- az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény;

- a szálláshely-szolgáltatási tevékenység folytatásának részletes feltételeiről és a szálláshely-üzemeltetési engedély kiadásának rendjéről szóló 239/2009. (X. 20.) Korm. rendelet 

-a helyi idegenforgalmi adóról szóló 34/2012. (XII. 19.) önkormányzati rendelet 

-számvitelről szóló 2000. évi C. törvény;

-az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény;

-a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény;

-a turisztikai térségek fejlesztésének állami feladatairól szóló 2016. évi CLVI. törvény.

- a fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény

3. Az adatkezelés tárgya és érintettjei:

- Az adatkezelés tárgya: Szálláshelyszolgáltatás igénybevétele

- Az adatkezelés érintettjei: Szálláshelyszolgáltatást kezdeményezők, igénybevevők

4. A kezelt adatok köre, az adatkezelés célja, időtartama, jogalapja, adatok forrása

4.1 Szálláshelyfoglaláshoz kapcsolódó adatkezelés

Érintettek kategóriái: Adatkezelő szolgáltatásira foglalást kezdeményező magánszemélyek.

Az adatkezelés jogalapja:  A szálláshelyfoglalással kapcsolatos adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontján alapul, az adatkezelés jogalapja az érintett és Adatkezelő között a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.

Az adatkezelés célja: Az adatkezelés célja a foglalás által létrejövő szerződés megkötése és teljesítése, szálláshely igénybevételének, illetve kapcsolódó szolgáltatásoknak a biztosítása az érintettek részére.

A kezelt adatok köre és célja:

Az adatok forrása: érintett önkéntes adatszolgáltatása

Az adatkezelés időtartama:

-Amennyiben lehetőség van a foglalás lemondására, a lemondást követően Adatkezelő törli az Ön adatait.

-A szolgáltatást megszűnését követően kezdődő elévülési idő (5 év) elteltével törli az Adatkezelő az Ön adatait.

-A szerződés teljesítéséhez kapcsolódó iratok vonatkozásában az őrzési idő, az adó megállapításához való jog elévülési ideje. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény alapján az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.

4.2. Szálláshelyszolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó adatkezelés

Az adatkezelés jogalapja:

GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerint az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél.

GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint az adatkezelés törvényben előírt kötelezettség miatt szükséges tekintettel az alábbi jogszabályokra:

• számvitelről szóló 2000. évi C. törvény;
• az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény;
• a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény;
• a turisztikai térségek fejlesztésének állami feladatairól szóló 2016. évi CLVI. törvény.

Az adatkezelés célja:

• Szerződés teljesítése, a szálláshely biztosítása illetve a kapcsolódó szolgáltatások teljesítése az Ön részére.
• Szállóvendégek nyilvántartása.
• Számviteli kötelezettség teljesítése.

Kezelt adatok köre:

A harmadik országbeli állampolgár esetében a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény 73.§ alapján a fentieken túl az alábbi adatok kerülnek rögzítésre:

Adattovábbítás, adatfeldolgozás:

Az Egyetem kizárólag jogszabály engedélye vagy az érintett hozzájárulása alapján kivételes esetben továbbít személyes adatok harmadik fél részérére. Jelen adatkezeléshez az Egyetem az alábbi adatfeldolgozót veszi igénybe:

PMS rendszer üzemeltető:
GAP Solutions Kft.
Székhely: 2162 Őrbottyán, Fekete István utca 75/2
Adószám: 14305762-2-13

A PMS rendszer statisztika céljából statisztikai adatot továbbít az NTAK felé, valamint jogszabályi kötelezettség teljesítése érdekében vendégadatot a VIZA felé.

Az adatok forrása: érintett önkéntes adatszolgáltatása

Az adatkezelés időtartama: A szerződés teljesítéséhez kapcsolódó iratok vonatkozásában az őrzési idő, az adó megállapításához való jog elévülési ideje. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény alapján az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.

A számlázáshoz kapcsolódó adatok tárolásának időtartama esetében az „Adatkezelés számlázás kapcsán” pontban foglaltak az irányadók.

Az adatszolgáltatás elmaradásának lehetséges következményei: A személyes adatok elmaradása esetén Adatkezelő szolgáltatásait nem tudja igénybe venni. Az érintett azon adatainak megadása, amelyeket jogi kötelezettség, vagy az adatkezelővel létrejövő szerződés előkészítése és teljesítése alapján kezel az adatkezelő, a szerződés létrejötte, illetve a szerződésből származó egyes kötelezettségek teljesítése szempontjából, illetve a számlázás esetében jogszabály alapján kötelező. Ön nem köteles az adatok szolgáltatására. A szükséges adatok megadása nélkül Adatkezelő nem képes a szerződéssel összefüggésben vállalt vagy jogszabályban előírt kötelezettségének teljesítésére és ez ahhoz vezethet, hogy a szerződést nem tudjuk létrehozni, illetve teljesíteni.

4.3. A szálláshely-szolgáltatást igénybe vevők bejelentkezésével kapcsolatos adatszolgáltatáshoz kapcsolódó adatkezelés

Adatkezelő a bejelentkezéskor a szálláshelykezelő szoftver útján a Kormány rendeletében kijelölt tárhelyszolgáltató által biztosított tárhelyen rögzíti szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő jogszabályban meghatározott adatait.

A Kormány által kijelölt tárhelyszolgáltató a Magyar Turisztikai Ügynökség (MTÜ). A tárhely feladatait a Vendég Információs Zárt Adatbázis (VIZA) rendszer látja el.

A szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő a személyazonosításra alkalmas okmányát a szálláshely szolgáltatónak azaz az Adatkezelőnek az adatok rögzítése céljából bemutatja. Az okmány bemutatásának hiányában Adatkezelő a szálláshely-szolgáltatást megtagadja. Az adatokat a szálláshely-szolgáltató a szálláshelykezelő szoftverben az okmányolvasón keresztül köteles rögzíteni.

Az adatkezelés jogalapja: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítése miatt szükséges tekintettel az alábbi jogszabályokra: - a turisztikai térségek fejlesztésének állami feladatairól szóló 2016. évi CLVI. törvény - a turisztikai térségek fejlesztésének állami feladatairól szóló törvény végrehajtásáról szóló 235/2019. (X. 15.) Korm. rendelete

Az adatkezelés célja: Az Ön és mások jogainak, biztonságának és tulajdonának védelme, továbbá harmadik országbeli állampolgárok és a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek tartózkodására vonatkozó rendelkezések betartásának ellenőrzése

A kezelt adatok köre: Adatkezelő a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő bejelentkezésekor – adott esetben az okmányolvasó segítségével - az alábbi adatokat rögzíti a szálláshelykezelő szoftver útján a kijelölt tárhelyszolgáltató által biztosított tárhelyen:

• 
  a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő családi és utóneve,
  • a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő születési családi és utóneve,
  • a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő születési helye, ideje,
  • a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő neme,
  • a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő állampolgársága,
  • opcionálisan a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő anyja születési családi és utóneve,
  • a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő személyazonosításra alkalmas okmányának, illetve útiokmányának azonosító adatai,
  • harmadik országbeli állampolgár esetében a vízum vagy tartózkodási engedély száma, a beutazás időpontja és helye,
  • a szálláshely igénybevételének kezdő és várható, valamint tényleges befejező időpontját.

Az adatok forrása: érintett önkéntes adatszolgáltatása

A személyes adatok továbbítása, a személyes adatok címzettjei, illetve címzettek kategóriái: A szálláshely-szolgáltató a Kormány rendeletében meghatározott műszaki előírásoknak megfelelő olyan szálláshelykezelő szoftvert alkalmaz, amely alkalmas arra, hogy jogszabályban meghatározott adatokat a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ részére és a tárhelyre továbbítsa. A Kormány által kijelölt tárhelyszolgáltató a Magyar Turisztikai Ügynökség (MTÜ).

A tárhely feladatait a Vendég Információs Zárt Adatbázis (VIZA) rendszer látja el.

A vonatkozó jogszabályokban meghatározottak alapján a szálláshely-szolgáltatást igénybe vevő beazonosítása céljából az illetékes hatóságok az adott jogszabályokban meghatározott kötelezettségek teljesítését ellenőrizhetik.

Adatkezelő csak kivételes esetben és jogszabályi kötelezettség alapján adja át az Érintett személyes adatait állami szervek, hatóságok - így különösen bíróság, ügyészség, nyomozó hatóság és szabálysértési hatóság, Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság – számára.

4.4. Adatkezelés számlázás kapcsán

Az érintett és az Adatkezelő között létrejött szerződés alapján Adatkezelő számlát állít ki és kezeli az érintett által megadott számlázási adatait.

Az adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítése miatt szükséges tekintettel az alábbi jogszabályokra:számvitelről szóló 2000. évi C. törvény és az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény

Az adatkezelés célja: a szerződéses kapcsolathoz kapcsolódó számlázás, számviteli kötelezettség teljesítése

Kezelt adatok köre:

Az adatok forrása: érintett önkéntes adatszolgáltatása

Az adatkezelés időtartama: A számlázáshoz kapcsolódó adatok tárolásának időtartama a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben előírt megőrzési idő, azaz 8 év, a szerződés teljesítéséhez kapcsolódó iratok vonatkozásában az őrzési idő, az adó megállapításához való jog elévülési ideje, amely a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL törvény alapján.

4.5. Panaszkezeléshez kapcsolódó adatkezelés

Önnek lehetősége van az igénybe vett szolgáltatással összefüggésben panaszt tenni Adatkezelő elérhetőségein keresztül, amelynek kivizsgálása esetén Adatkezelő jegyzőkönyvet vesz fel, amely során Adatkezelő kezeli az Ön személyes adatait.

Az adatkezelés jogalapja: A GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítése miatt szükséges tekintettel az alábbi jogszabályokra: a fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény

Az adatkezelés célja: panaszok kivizsgálása és kezelése

Az adatok forrása: érintett önkéntes adatszolgáltatása

Az adatkezelés időtartama:

Kezelt adatok köre: jegyzőkönyvfelvételtől számított 3 évig a Fgytv. 17/A. § (7) bekezdése alapján

4.6. Kamerás megfigyelő rendszer

Az Egyetem a balesetek megelőzése, a testi épség védelme érdekében, valamint az esetleges szabálysértések, vagyon elleni bűncselekmények megelőzése céljából vagyonvédelmi elektronikus megfigyelőrendszert

Az adatkezelés jogalapja: Az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapul, az adatkezelés jogalapja az Adatkezelő jogos érdeke. Adatkezelő az érdekmérlegelési tesztet elvégezte, dokumentálta és megállapította, hogy az épületben tartózkodó személyek biztonsága, az épület rendjének megőrzése és a vagyonbiztonság érdekében – figyelemmel az adatbiztonsági intézkedésekre és az érintett joggyakorlását biztosító garanciális szabályokra – az elektronikus megfigyelőrendszer működtetése jogszerű. A mérlegelés eredménye alapján összességében az adatkezeléssel elérhető előny meghaladja a felvételkészítéssel és tárolással az érintettnek okozott hátrányt. Adatkezelő az érintett kérésére a rendelkezésére bocsátja az érdekmérlegelési tesztet.

Kezelt adatok köre:

az érintett képmása, azon látható tevékenysége. A kamerák hangot nem rögzítenek. További részletes információk az Egyetem Adatbiztonsági és Adatkezelési szabályzatában találhatóak.

Adatkezelés időtartama: a képfelvételeket az Adatkezelő 30 napig tárolja, majd felhasználás hiányban törlésre kerülnek. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített képfelvételt bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként felhasználják, úgy az eljárás jogerős lezárultáig kerül megőrzésre.

5. Adatbiztonsági intézkedések:

Az Egyetem a megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.

6. Az Ön adatkezeléssel kapcsolatos jogai:

Az Ön adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit, és azok korlátozásait részletesen a GDPR tartalmazza (különösen a GDPR 15., 16., 17., 18., 19., 21., 22., 77., 78., 79. és 82. cikkei). Ön az adatairól bármikor tájékoztatást kérhet, bármikor kérelmezheti adatainak helyesbítését, törlését vagy kezelésük korlátozását, tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.

Az Önt megillető jogokat az alábbi elérhetőségen keresztül gyakorolhatja:

személyesen: 9026 Győr, Egyetem tér 1.

telefonon: +3696 503 400

emailen: adatvedelem@sze.hu

adatvédelmi tisztviselő neve: dr. Pőcze Péter

telefon: +3696/503-400 3173-as mellék

Tájékoztatáshoz való jog:

Ön írásban bármikor tájékoztatást kérhet a személyes adatai kezeléséről, úgy mint:

-milyen személyes adatait kezeljük

-milyen jogalapon kezeljük személyes adatait

-milyen célból kezeljük személyes adatait

-milyen forrásból kezeljük személyes adatait

-mennyi ideig kezeljük személyes adatait

-milyen adatkezeléssel kapcsolatos jogok illetik Önt

-továbbítjuk-e, ha igen kiknek továbbítjuk személyes adatait

Helyesbítéshez való jog:

Ön jogosult arra, hogy kérésére az Egyetem helyesbítse az Önre vonatkozó pontatlan személyes adatokat.

Törléshez való jog:

Ön írásban kérheti az Egyetemtől személyes adatainak a törlését. Ez a rendelkezés nem alkalmazható, amennyi az adatkezelés szükséges: a személyes adatok kezelését előíró, az Egyetemre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése céljából, illetve jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez.

Korlátozáshoz való jog:

Az adatkezelő az érintett írásbeli kérésére korlátozza az adatkezelést az alábbi feltételek valamelyikének érvényesülése esetén:

1. a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
2. b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
3. c) az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez

Az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmében esetében azt is meg kell jelölni, hogy melyik okból kéri a korlátozást.

Tiltakozáshoz való jog:

Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozzon a jogos érdek mérlegelése alapján végzett adatkezelés ellen. Ebben az Egyetem megvizsgálja az Ön vonatkozásában az érdekmérlegelés jogalapján végzett adatkezelését, és amennyiben megalapozottnak találja a kérelmét, töröljük a személyes adatait. A vizsgálat eredményéről Önt minden esetben tájékoztatjuk.

Önkéntes hozzájárulás visszavonásához való jog:

Az adatkezeléshez adott hozzájárulás bármikor visszavonható, hozzájárulása visszavonása esetén kérheti feltöltött adatai törlését is. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

A joggyakorlás közös szabályai:

Az Egyetem indokolatlan késedelem nélkül, kérelme beérkezésétől számított egy hónapon belül, írásban, közérhető formában adja meg a tájékoztatást a kérelem okán hozzott intézkedésről, vagy annak elutasításáról és okáról. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható.

7. Az Ön jogérvényesítési lehetőségei

Amennyiben az Ön megítélése szerint az adatkezelés jogellenes, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) vagy bírosághoz fordulhat az alábbiak szerint:

Hatósági bejelentés

Amennyiben Ön szerint személyes adatai kezelésével – illetve a közérdekű adatok vagy a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez fűződő jogai gyakorlásával –kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll, akkor vizsgálatot kezdeményezhet a felügyeleti hatóságnál:

NAIH elérhetőségei

Bírósági eljárás kezdeményezése

Amennyiben személyes adatai kezelésének jogellenességét tapasztalja, polgári pert kezdeményezhet az adatkezelő ellen. Az ilyen per Magyarországon a törvényszék hatáskörébe tartozik. A bíróságok illetékességéről és elérhetőségeiről az alábbi honlapon tájékozódhat: www.birosag.hu